Kreditorenrechnungen digital verarbeiten und bezahlen

Kreditorenbeleglesesysteme, welche in ERP-Systeme implementiert werden, verursachen oftmals anfängliche Schwierigkeiten.
Viele Unternehmen erhalten weiterhin die Rechnungen per Post. Diese zu scannen und anschliessend weiter digital zu verarbeiten, macht den Kreditorenrechnungsprozess nicht zwingend effizienter. In einigen Fällen erschwert es gar den Ablauf des Rechnungsprozesses.

Im folgenden Beitrag erklären wir kurz, auf was beim Kreditorenrechnungsprozess geachtet werden muss und wo wir Sie dabei unterstützen können.

Juni, 2023

Der Prozess der Kreditorenrechnung

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung erhält, durchläuft diese zuerst mal den sogenannten Genehmigungsprozess.
Der Genehmigungsprozess kann je nach Grösse des Unternehmens unterschiedlich lang sein.
In KMU besteht der Genehmigungsprozess meist aus der alleinigen Rechnungsfreigabe der geschäftsführenden Person oder einer zur Freigabe von Rechnungen ermächtigen Person. In grösseren Unternehmen durchläuft ein Genehmigungsprozess je nach Höhe des Betrages hierarchisch über die jeweilige Abteilung, welche die Rechnung betrifft. In diesen Fällen genehmigen grundsätzlich mehrere Personen eine Rechnung, bis diese letztendlich zur Zahlung vorbereitet wird.
Dies ist eine Kontrollmassnahme und für grössere Unternehmen ist es im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) eine Pflicht, diesen Prozess klar zu definieren und zu strukturieren.

Rechnung erfassen

Im ersten Schritt wird die Rechnung im System erfasst, allerdings noch nicht gebucht. Diese Erfassung gilt vorerst als Bestätigung des Erhalts der Rechnung.

zur Genehmigung senden

In einem zweiten Schritt wird die Rechnung über das System in den Genehmigungsprozess gesendet. Je nach dem wie viele Personen an diesem Prozess beteiligt sind, muss diese Person diese Rechnung entweder kontieren und freigeben oder ablehnen.

Genehmigungsprozess abgeschlossen

Wurde die Rechnung von allen zur Freigabe berechtigten Personen freigegeben, gelangt diese wiederum zurück an die Buchhaltung.

Verbuchung der Rechnung

Nach Beendigung des Genehmigungsprozesses wird die Rechnungserfassung nochmals kurz auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und anschliessend effektiv verbucht.

Integration in den Zahllauf

Ein maschinell generierter Zahllauf integriert nun alle gebuchten und noch nicht bezahlten Rechnungen und erstellt eine Zahlungsdatei, welche im E-Banking hochgeladen werden kann. Einzelne Rechnungen können aus diesem Zahllauf rausgenommen werden.

1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

5. Schritt

Nebenbuch Kreditoren & Zahlungsdatei

Es ist unabhängig der Grösse des Unternehmens generell empfohlen, eine laufende Kreditorenbuchhaltung zu führen.
Mit den aktuellen Buchhaltungssystemen lassen sich schnell und bequem Zahlungsdateien erstellen, welche gebuchte Rechnungen in einer Datei zusammenfasst.
Diese Datei kann anschliessend ins E-Banking geladen und zur Zahlung erfasst werden.
Das Gegenstück zur laufenden Erfassung ist die sogenannte «Offen-Posten-Buchhaltung», bei welcher die Rechnungen erst bei Zahlung gebucht werden.
Da ein professionelles Treuhandbüro grundsätzlich mit ausgereiften Buchungssystemen arbeitet, kommt eine Offen-Posten-Buchhaltung grundsätzlich nicht in Frage. Vor allem ergibt sich mit der laufenden Erfassung der Kreditorenrechnungen kein signifikant höherer Aufwand, da die Zahlungsdateien automatisch bei Zahlung ins Hauptbuch gegen das entsprechende Bankkonto gebucht werden können.

Ob nun die Rechnung erst bei Zahlung verbucht wird oder laufend über das Nebenbuch Kreditoren und anschliessend über eine Systemschnittstelle auf das Hauptbuch-Bankkonto, macht keinen Unterschied aus.

Zumal ist es allem voran sehr vorteilhaft den aktuellen und gesamten Kreditorenrechnungsbestand in der Buchhaltung jederzeit einsehen zu können.

Zusammenspiel Treuhänder & Rechnungen

Die lückenlose Erfassung der Rechnungen und die fristgerechte Bezahlung der Rechnungen von Lieferanten und Dritten ist ein sehr wichtiger Aspekt in der Buchhaltung. Nicht selten passiert es, dass Unternehmen betrieben, Lieferstopps aufgrund Zahlungsausständen eingeführt und Geschäftspartner verärgert werden, wenn ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt werden. Jeder Unternehmer hat ein Interesse daran, über die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens in Kenntnis gesetzt zu werden. Lücken in der Erfassung von Rechnungen können das Bild der finanziellen Situation dabei enorm verzerren, im schlimmsten Fall gar eine Sanierungsbedürftigkeit, respektive Zahlungsunfähigkeit verdecken.

Genau aus diesem Grund ist es wichtig von Anfang an gemeinsam mit dem Treuhänder die Handhabung der laufenden Rechnungen zu definieren.
Viele Unternehmen erhalten auf diversen Kanälen Rechnungen von Lieferanten und Dritten. Geschulte und routinierte Treuhänder können aus all den Informationsflüssen, welche sie von ihren Mandaten erhalten, schnell Ordnung schaffen.

Idealerweise haben Sie als Mandat letztendlich lediglich die Rechnungsfreigabe zu erteilen – den Rest erledigt Ihr Treuhandbüro.

Wo wir Sie dabei unterstützen können

Laufende Erfassung der Kreditorenrechnungen

Wir eruieren gemeinsam mit Ihnen den Genehmigungsprozess und erfassen laufend die erhaltenen Rechnungen im Nebenbuch Kreditoren für Sie.

Periodische Zahlungsdateien erstellen inkl. Bank-Upload

Wir erstellen periodisch Zahlungsdateien über die zu bezahlenden Rechnungen, laden diese im E-Banking für Sie hoch und senden Ihnen die Detailliste über alle einzelnen Zahlungen, welche in der Zahlungsdatei enthalten sind. Sie können anschliessend die Zahlungsdatei im E-Banking freigeben.

Erste Kontaktadresse für Rechnungen

Wir fungieren als Kontaktadresse für Ihre Rechnungen. So werden Sie von grösseren Administrationsaufgaben entlastet.

Sicherstellung der Liquidität mittels Cashplanung

Ein gesundes Mass an Liquidität sollte eine Unternehmung stets bereit halten. Wir koordinieren dabei die Zahlungsfristen zwischen Kreditoren und Debitoren und eruieren dabei nötigenfalls die periodischen Zahlungsvolumen, welche für die Zahlungen an Lieferanten und Dritte zur Verfügung stehen.